Intervjuer med kommunrepresentanter

Vi ville skaffa oss en djupare förståelse kring analysresultatet, samt kartlägga utmaningar och knäckfrågor med skolhallarnas nyttjande. Därför gjorde vi 13 intervjuer med representanter för de utvalda kommunerna under hösten 2024.

Metod

Samtalen med de 13 kommunrepresentanterna genomfördes som semistrukturerade intervjuer. Frågorna skickades ut till intervjupersonerna före respektive intervjutillfälle och berörde fyra övergripande teman: Förvaltning, drift och beslutsfattande, Idrottsrörelsens efterfrågan, Boknings- och nyttjandegrad samt Goda exempel. Temana och de elva tillhörande frågorna formulerades utifrån resultat från den geografiska analysen, enkäten med skolor och analysen av bokningsdata. Frågorna redovisas på sida 51.

I det här kapitlet presenterar vi resultat från intervjuerna. Sammanställningen är indelad i olika tematiska områden som visat sig ha särskild stor betydelse för boknings- och nyttjandegrad av skolornas idrottshallar och gymnastiksalar. En summerande tabell som beskriver i vilken grad de olika kommunerna upplever de definierade utmaningarna finns på sida 52.

Avslutningsvis lyfter vi goda exempel som intervjupersonerna tagit upp.

Frågor i intervjuerna

Förvaltning, drift, beslutsfattande

• Vem äger och driftar skolhallarna i er kommun?
• Vem tar besluten inom kommunen? Kan skolor själva välja att inte hyra ut?
• Vilka faktorer påverkar om en skolhall inte hyrs ut?
• Arbetar ni aktivt med att få tillgång till friskolornas lokaler?
• Skulle det vara möjligt att inkludera friskolor i era bokningssystem?
• Hur ser prissättningen ut för era lokaler? Vem får betalt?

Idrottsrörelsens efterfrågan

• Är vissa typer av lokaler mer attraktiva?
• Vilka andra faktorer påverkar bokningsgrad?

Boknings- och nyttjandegrad

• Hur vanligt förekommande är det att föreningar bokar upp flera tider än vad som används?
• Vem kontrollerar faktiskt nyttjandegrad?

Goda och dåliga exempel

• Känner du till några goda exempel på där kommuner lyckats öka tillgängligheten till eller nyttjandet av en idrottshall eller gymnastiksal?

Faktorer som påverkar boknings- och nyttjandegrad

Lokalens egenskaper och utrustning

Storlek och utrustning påverkar

Samtliga intervjuer visar att mindre gymnastiksalar har lägre bokningsgrad än fullstora hallar (20×40 m nämns som en gräns). Detta är i linje med den statistik vi presenterat tidigare. Små gymnastiksalar som tillhör äldre skolbyggnader anses ha så pass låg efterfrågan att kommuner ibland själva väljer att inte hyra ut dessa.

” Storleken på hall påverkar hur många personer som kan aktiveras.” Umeå

Gymnastiksalarnas tillgång till utrustning vid uthyrning lyfts också fram som en faktor som påverkar bokningsgrad. Mindre gymnastiksalar saknar ofta utrustning som föreningsidrotten ser som ett minimikrav (exempelvis innebandysarg eller basketkorgar). Föreningarnas tillgång till lös utrustning i hallarna varierar, men ofta behöver föreningarna själva stå för viss utrustning och behöver då kunna nyttja förråd i anslutning till lokalen. Malmö stad ser högre bokningsgrad för anläggningar som i högre utsträckning är anpassade efter föreningarnas behov av utrustning. I Jönköping har kommunen tillsammans med föreningslivet tagit fram en mall för funktioner som bör ingå när en ny hall byggs. Där ingår läktare, utrymme där andra lag kan vänta på sidan om planen och en mindre kiosk.

Bristande skalskydd/larm eller avsaknad av separat entré

Att det saknas separat entré till gymnastiksalen eller idrottshallen uppges som en av de vanligaste orsakerna till att anläggningar på skolfastighet inte hyrs ut. Det kan handla om att hallarna är inbyggda i skolan och inte nås utan att passera andra delar av skolans lokaler, vilket ställer högre krav på passer- och larmsystem. Det förekommer också enstaka exempel där idrottsanläggningen ligger på ett övre våningsplan, vilket inte svarar mot kommunens tillgänglighetskrav.

Beroende av bemanning

Intervjuerna visar att kommunerna har kommit olika långt i att införa digitala passersystem som möjliggör tillgång till lokalerna trots att de är obemannade. Detta varierar också i hög grad inom kommunerna där övergången till passersystem sker gradvis, eftersom det är förknippat med stora kostnader. I många fall blir tillgången till gymnastiksalar och skolhallar därför beroende av skolvaktmästarnas arbetstider, vars kostnader vägs mot potentiella intäkter vid uthyrning. En konsekvens av detta blir att hallarna i vissa fall inte hyrs ut på helger.

Lokalens läge

Lokal föreningstäthet och geografi påverkar

På frågan om det finns andra faktorer, än lokalens egenskaper, som påverkar efterfrågan svarar nästan alla intervjupersoner att föreningstäthet och geografi påverkar. På anläggningar i centrala lägen finns större efterfrågan än i mer perifera lägen, där endast en eller två föreningar konkurrerar om tider. Undantaget är Malmö stad där de menar att kommunytan är så pass liten att det inte får någon betydelse.

”Hur många föreningar som finns i området är väldigt avgörande. Både storlek, och föreningstäthet. Vilken typ av sport påverkar också.” Linköping

”Geografi är en stor faktor. Bokninggraden är som högst där folk bor och där föreningslivet är aktivt.” Jönköping

Specialhallar med tillgång till särskild utrustning (för exempelvis gymnastik, ishockey eller klisterhandboll) avviker från mönstret. Eftersom dessa är få i antal är föreningsaktiva mer benägna att resa till andra delar av kommunen. Enligt Malmö stad lockar specialidrotter i större utsträckning till sig utövare med bättre socioekonomiska förutsättningar, vilket i sin tur påverkar möjligheten att ta sig till olika delar av kommunen. Sollentuna kommun menar också att små gymnastiksalar är mer känsliga för lägesfaktorer, eftersom efterfrågan för dem generellt är lägre.

”Håller du på med isidrott så kan du resa längre. Men i övriga idrotter är närhetsprincipen viktig och de ”tillhör en plats”. Du tränar där du bor.” Luleå

Enligt flera kommuner syns också ett tydligt mönster där mer etablerade idrottsföreningar är mindre benägna att resa längre avstånd än nystartade.

Tider och veckodagar

Litet ”bokningsfönster”

De mest populära tiderna är måndag till torsdag mellan kl. 17 och 20. Fredagar och sena kvällar är mindre efterfrågade. Flera kommuner rapporterar att ”bokningsfönstret” har minskat de senaste åren, då föreningar i allt lägre utsträckning vill träna tidig eftermiddag (kl 16–17), sena kvällar eller helger. En intervjuperson framhåller dock att en bokningsgrad på 85 procent är mer rimlig med hänsyn till skaderisken sent på kvällen, särskilt för barn och unga.

”Vi har inte råd att bygga mer för att folk bara vill ha de ”bästa tiderna.” Eskilstuna

Flera intervjupersoner menar också att användningen av fullstora hallar har gått ner i åldrarna, vilket ökar efterfrågan markant på vardagar. Flera kommuner vittnar om att barn från sex års ålder förväntas få tillgång till fullstora hallar eller fotbollshallar.

”Vad är fullt nyttjande? Vill man ha istider och ha träning ofta då kanske man måste i föreningen se över hur många man kan vara? Om man tränger ihop sig skapas fler träningstillfällen för fler.” Luleå

Föreningarna vill gärna hålla sig till sin hemmaplan och ser helst att samtliga träningstillfällen bokas på samma plan. Samtidigt menar intervjupersonerna att idrottsrörelsens efterfrågan på tider ökat i takt med att antalet träningar per vecka blir fler. Här kan finnas en motsättning mellan idrottsrörelsens förväntan och mål, och kommunens uppdrag. Flera kommuner betonar att deras uppdrag primärt är att få fler i rörelse och inte att skapa förutsättningar för utövande på elitnivå.

”Hemmaplan är kanske rimligt två gånger veckan men den tredje träningen kanske de inte kan förvänta sig det.” Göteborg

”Det finns en stark kultur av att ’vi har vår plan och vår tid’.” Eskilstuna

Hyresmodell, bokningssystem och rutiner

Hyresmodell påverkar tillgänglighet och incitament för uthyrning

I samtliga kommuner är det ett kommunalt fastighetsbolag som äger skolanläggningarna med tillhörande hallar eller salar. I vissa fall äger idrottsförvaltningen fristående hallar. Hur anläggningarna sedan hyrs ut i första och andra hand skiljer sig åt mellan olika kommuner och ibland också inom kommunen. De ansvariga förvaltningarna har olika namn i de olika kommunerna, men här benämns den förvaltning som ansvarar för grundskola och skola genomgående som utbildningsförvaltningen och förvaltningen som ansvarar för idrottsfrågor benämns som idrottsförvaltningen.

I resultatet från intervjuerna går det att dela in modeller för hyresavtal i tre kategorier.

1. Utbildnings- och idrottsförvaltningen hyr lika mycket tid var

Utbildningsförvaltningen hyr från kommunalt fastighetsbolag under skoltid 08:00–16:00/08:00–17:00 och idrottsförvaltningen hyr från kommunalt bolag kvällar och helger. Modellen är den mest förekommande i studerade kommuner. Den används i Tyresö, Jönköping, Eskilstuna, Luleå, Östersund, Botkyrka, Mölndal.

2. Idrottsförvaltningen är förstahandshyresgäst

Idrottsförvaltningen hyr all tid från kommunalt fastighetsbolag. Idrottsförvaltningen hyr sedan ut till skolorna/utbildningsförvaltningen dagtid 08:00– 16:00/08:00–17:00. Modellen används i Sollentuna, Umeå, Malmö.

3. Utbildningsförvaltningen är förstahandshyresgäst

Utbildningsförvaltningen hyr all tid från kommunalt fastighetsbolag och hyr sedan ut till eller via idrottsförvaltningen kvällar och helger. Modellen används i Stockholm, Göteborg och Linköping.

I modell ett och två får skolan alltså ingen ersättning för uthyrning kvällar och helger, men de sparar å andra sidan in hyresutgifter på tider de själva inte nyttjar. I modell tre får skolorna ersättning för de timmar som idrottsförvaltningen hyr ut kvällar och helger. I kommuner med denna modell beskrivs också större problem med att rektorerna själva väljer att inte hyra ut lokalerna utanför skoltid. Kommunrepresentanter beskriver att det där förekommer fall där rektor eller idrottslärare hyr ut till föreningar där de känner utövarna. Detta gäller framför allt i storstäderna (Malmö har nyligen bytt från denna modell till modell 2). Större städer och pendlingskommuner har i högre utsträckning avtal som förtydligar kommunens ägandeskap. Flera av kommunerna har precis bytt eller är i stånd att byta till modellen där idrottsförvaltningen är förstahandshyresgäst.

I intervjuerna framkommer även att det finns utmaningar med avtalen kring samnyttjande. Delade lokaler och materialförråd skapar problem vid till exempel fall av skadegörelse. Meningarna går också isär om när, hur ofta och för vem det ska städas samt vilken utrustning som ska tillhandahållas.

Stor variation i bokningssystemens funktioner

De tretton kommunerna använder idag fyra olika bokningssystem. Dessa är Multisoft, Rbok, Interbook Go och FRI Webb-bokning. Trots att flera av kommunerna använder samma bokningssystem belyser denna studie att det inte är synonymt med att kommunerna har tillgång till samma funktioner. Kommunerna skräddarsyr de upphandlade systemet för att svara mot olika utmaningar som de identifierat, vilket gör att det finns stora skillnader mellan kommunernas system. Intervjuerna visar att utformningen av bokningssystemet i hög grad blir beroende av beställarens kunskap om vilka funktioner och data som är relevanta för att kunna följa upp boknings- och nyttjandegrad.

”Det blir så mycket administration om bokningssystemet inte är enkelt. Idag krävs mycket handpåläggning.” Sollentuna

”Vi äger inte utvecklingen av våra egna system” Jönköping

Som vi tidigare konstaterat resulterar detta också i att flera av kommunerna har svårt att redovisa statistik över bokningsgrad för respektive anläggning. Detta innebär att kommunen själva saknar dataunderlag för att analysera användningen av anläggningarna och i förlängningen hur den kan effektiviseras.

”Det går ju inte att tro saker. Man måste ha svart på vitt och kunna redovisa för politiken. Hur ska vi motivera att vi behöver en ny hall om vi inte har koll på statistiken för befintliga anläggningar?” Linköping

Under perioden för intervjuerna genomgår eller planerar fem av kommunerna att byta bokningssystem för att bättre tillmötesgå kommunens behov och underlätta bokning för användarna.

Intervjupersoner i större städer eller pendlingskommuner nära storstad efterfrågar ett mer standardiserat bokningssystem som möjliggör samarbeten över kommungränser. I storstäderna menar intervjupersonerna att det däremot är svårt att skapa ett standardiserat system som tillmötesgår de olika behoven hos storstäder och mindre kommuner.

Kommunikation och rutiner för resttider och påbokning

Under intervjuerna framkommer att rutiner för påbokning av avbokade tider eller så kallade resttider ser olika ut i de studerade kommunerna. Vissa arbetar systematiskt med kösystem, direktbokning eller förbestämda tillfällen när resttider släpps för att fylla upp obokade timmar, medan andra kommuner helt saknar rutiner för detta. Här beskriver fler intervjupersoner en svår balansgång mellan att kommunicera utbudet av lokaler, och marknadsföring som konkurrerar med privat verksamhet.

I Linköpings kommun släpps inte resttider i bokningssystemet utan förvaltningen ser själva till att tiderna fördelas till föreningar som uttryckt behov av fler träningstillfällen.

Användarvänligheten för slutanvändaren av bokningssystemen får också kritik och där arbetar fler kommuner med att förbättra upplevelsen vid bokning av strötider och för att möjliggöra spontana direktbokningar. Intresset för att boka strötider är större från idrottsrörelsen om de släpps med ett par veckors framförhållning. För den organiserade idrotten med många barn och unga kan det vara svårt att agera spontant.

”Det är enklare att boka en resa till Australien än att direktboka idrottsanläggningar i dagsläget.” Luleå

Liten uppföljning av nyttjande

Få av de utvalda kommunerna arbetar idag aktivt och systematiskt med att följa upp faktiskt nyttjande av bokade tider. Den mest förekommande metoden är okulär uppföljning av ambulerande personal eller anläggningens egen bemanning. Stockholms stad har till exempel 15–20 personer som ambulerar kl 15.00–00.00 och i Malmö stad görs 10 000–20 000 kontroller per år. Övriga kommuner arbetar mindre systematiskt och snarare med stickprov.

Samtliga intervjupersoner vittnar om att föreningslivet ofta bokar upp fler tider än vad som faktiskt används. Det beror på att fördelningen i regel äger rum innan antalet föreningsaktiva och ledare är säkerställt. De menar samtidigt att systemet är självreglerande på så vis att den höga efterfrågan på tider gör att föreningar som innehar intilliggande tider hör av sig så fort ett lag inte dykt upp till sin bokade tid. I Malmö stad är det ett känt fenomen att föreningar inom samma idrottstyp bokar upp fler tider än vad de behöver för att sedan boka av nära inpå. På så vis blockerar de tider för konkurrerande lag. Statistik från deras kontroller visar dock att endast två procent av tiderna visar avvikelser. Enligt Malmö stad går majoriteten av dessa att relatera till nolltaxan för bidragsberättigade föreningar. Nolltaxan gör att det inte kostar föreningen något att överskatta behovet av träningstillfällen. Därför använder flera kommuner så kallade ordningsavgifter om det visar sig att uppbokade tider inte nyttjas. Dessutom får föreningarna en varning om att förlora tiden efter tre outnyttjade tillfällen.

Samtidigt framkommer röster om att föreningarna är rädda om sina tider och är noga med att de inte står outnyttjade. Om ett lag eller en förening får förhinder förmedlas den ofta vidare till annat lag för att det inte ska stå tomt. Flera kommuner beskriver också svårigheter med långsamma system som kräver avbokning senast fyra dagar innan utsatt tid.

En annan dimension av nyttjandegrad som lyfts är antalet personer som använder en anläggning under en bokad tid. Vid uppföljning säkerställer exempelvis ambulerande personal eller passersystem att föreningen dykt upp på utsatt tid, men inte antalet närvarande. Malmö stad menar att träningsgrupperna ofta är små, särskilt en bit in på säsongen där föreningsaktiva kan ha droppat av.

”Det kan vara en förening som bokar upp tider kl 18.00–22.00 och nyttjar sina tider, men det har varit 19 barn på plats.” Sollentuna

” Vad är full beläggning egentligen? Är de mindre än 20 personer på plan så ska de inte få en helplan. 8 personer kan inte ensamma nyttja en helplan” Göteborg

Goda exempel

Kommunernas bokningsansvariga nämner följande exempel på hur kommunen har ökat tillgängligheten till och nyttjandet av lokalerna.

Politiska beslut

Flera kommuner lyfter att tydliga politiska beslut om att kommunens skollokaler ska hyras ut kvällar och helger är ett kraftfullt verktyg i diskussioner och avtal med skolorna. Endast representanter från de tre storstäderna vittnar om rektorer som hävdar sin bestämmanderätt genom att neka tillgång till specifika anläggningar.

Hyresavtal

Hyresavtal där idrottsförvaltningen inte är andrahandshyresgäst hos utbildningsförvaltningen ger större tillgänglighet till lokaler. Sådana hyresavtal är när utbildningsförvaltningen och idrottsförvaltningen båda hyr direkt av det kommunala fastighetsbolaget eller när idrottsförvaltningen hyr all tid från det kommunala fastighetsbolaget.

Kösystem och påbokning av tider

Flera kommuner använder sig av kösystem till specifika anläggningar för att öka bokningen av avbokade tider eller resttider. Det innebär att föreningen kan anmäla intresse för tider på en viss anläggning och att ett e-postmeddelande skickas ut vid avbokad tid. Det är då önskvärt med snabbfotade system som kan hantera avbokningar och påbokningar inom kort tid.

I Jönköping och Luleå har direktbokning utan krav på framförhållning för den här typen av tider testats med stor framgång, särskilt på mindre attraktiva tider. Principen är att den som bokar ska kunna boka, betala och få passerkod i mobiltelefonen.

Enkla passersystem

Digitala passersystem där det inte krävs någon fysisk nyckel eller kort för passage, minskar behov av bemanning, förenklar kontrollen av närvaro och minskar beroendet av manuellt arbete. Ett sådan system finns exempelvis i Botkyrka kommun. Malmö stad ser även över hur bokningssystemet kan kopplas samman med passersystemet.

Informationskampanjer

Jönköpings kommun och Umeå kommun har genomfört kampanjer för att uppmuntra privatpersoner att boka lediga tider i mindre salar som idrottsrörelsen inte efterfrågar. Jönköpings kommuns informationskampanj hette ”Hallar till alla”. Detta har bidragit till att öka bokningsgraden i mindre populära hallar och öka vetskapen om att det finns lediga tider i kommunala hallar. Intervjupersoner menar att debatten om anläggningsbrist skapar en undanträngningseffekt. Den gör att allmänheten eller nya föreningar tror att det inte finns några lediga lokaler att tillgå, trots att detta främst gäller kl 17.00–20.00 i fullstora hallar. I Sollentuna kommun delas även bidrag ut till de aktörer som arrangerar gratis lovaktiviteter i kommunens gymnastiksalar.

Även Eskilstuna kommun arbetar med att tillgängliggöra idrottshallar för dem som idrottar i lägre utsträckning. ”Idrottsklivet” innebär att tider i anslutning till skoltider bokas upp och erbjuds till organiserat eller oorganiserat ledarlett idrottande. Kommunen arbetar även med att kunna koppla Fritidsbanken till idrottslokalerna för att öka användarnas tillgång till utrustning. En pilot ska genomföras i en hall som inte nyttjas i så hög utsträckning av föreningslivet idag.

Byte av fördelningsprinciper

Malmö stad har börjat se över sitt arbetssätt, i samband med en barnkonsekvensanalys av sina fördelningsprinciper. Tidigare utgick principerna från tävlingssystem och inte av aktivering av barn och unga. En motionsförening som saknade fokus på tävling fick då aldrig några tider. Nu undersöker staden en modell där tiderna i stället fördelas efter antal aktiva personer i föreningen.

Öka kunskap om vad som inte används

Kommuner som Linköpings kommun, Eskilstuna kommun och Malmö stad investerar i statistikverktyg för att övervaka nyttjandegrad per anläggning och optimera resursanvändningen. Ambulerande personal i Malmö stad registrerar närvaro direkt i kommunens bokningssystem för att minimera antalet parallella system.

Följa upp faktiskt nyttjande, personer per tillfälle

Ett forskningsprojekt i Linköping kommun utvärderar hur ett system med kameror kan användas för att följa upp antalet individer som använder en sal eller hall.

Anläggningsutveckling

Kommuner som Luleå och Umeå prioriterar att bygga stora, flexibla hallar som kan användas av flera grupper samtidigt. Detta är en långsiktig strategi för att maximera nyttjandet. Majoriteten av kommunerna har som princip att bara bygga fullstora hallar när det byggs nytt och omvandla små gymnastiksalar till större lokaler vid eventuell renovering.

Knatteverksamhet som nyttjar tidigare tider

I Stockholm förekommer organiserad hämtning från förskola/skola för att lagmedlemmarna ska kunna börja spela tidigare på eftermiddagen. Föräldrarna hämtar sedan upp barnen direkt på idrottsanläggningen efter avslutat träningspass.

Öppna upp för fler tider på dygnet

Flera kommuner utforskar möjligheter att tillgängliggöra sina anläggningar även nattetid för att tillmötesgå dem som inte arbetar vanliga kontorstider. En intervjuperson lyfter också frågan om huruvida skolor bör blockhyra vardagar mellan kl 08:00 och 16:00. Om skolorna endast hyr sina lektionstimmar skulle hyreskostnader minska och tider under dagtid tillgängliggöras för exempelvis gåfotboll för seniorer eller friskolor som saknar egen anläggning.

Dialog med idrottsrörelsen för att öka användningen av underutnyttjade lokaler

Flera kommuner lyfter att det är viktigt med dialog kring både bokningssystem och vilka lokaler som idag används lite. Med dialog kan man både skapa förståelse hos kommunen om vad som saknas i en viss lokal, och uppmärksamma idrottsrörelsen på lokaler de kanske tidigare inte tänkt på. Samarbete med idrottsförvaltningen och föreningsliv kan göra att en gymnastiksal, som tidigare inte hyrts ut, görs tillgänglig. Ett exempel är HP Warta på Hisingen i Göteborg, där handbollsföreningen förlagt sina mini-handbollsträningar i gymnastiksalar som tidigare inte användes.

Göteborgs stad, Malmö stad och Botkyrka kommun är goda exempel på när föreningslivet och kommunen har samverkat för att fördela träningstider till barnverksamhet eller specifika typer av träningspass i skolornas gymnastiksalar.

Malmö stad arbetar också med att förtydliga hur många personer som ryms i de olika anläggningarna, för att uppmuntra föreningarna att utnyttja hela kapaciteten.

Intervjupersoner menar att fotbollen redan har kommit långt i att göra användningen av anläggningarna mer effektiv eftersom planerna ofta delas upp i flera mindre ytor Utvecklingen ser dock inte likadan ut för inomhusidrotterna. Här finns också större utmaningar i själva lokalerna: för att dela en hall ställs vissa krav på till exempel vikväggar, placering av basketkorgar, golvmarkeringar och liknande. Idrotter som gymnastik är också i högre grad beroende av utrustning som kräver förvaring.